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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 電子メールはShuriken その2 〜

No.0006  2000/08/22 週刊 (無料)

◆第2回 メールの整理と振り分け◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.フォルダを作ってメールを整理
     2.メールは局留め郵便に似てる
     3.仕分け(フィルタ)の使い方
     4.受信したメールを読む

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いくぶん暑さもましになったようです。 私が住んでいる山では、稲穂も実りかけ、 イノシシが夜な夜な出没しています。

Shurikenはホント、使いやすいと思います。 今回は、Shurikenのパワーをいかした使い方を書いてみます。

【1.フォルダを作ってメールを整理】

メールは、だんだんと増えてきます。そのうち、受信箱がいっぱいになってきます。メールを整理するには、フォルダをつくって整理します。「フォルダ」とは、封筒と考えてもらったらいいかもしれません。

「受信箱」を選んで右クリックし、「フォルダの作成」を選びます。受信箱と同じ階層に「Folder1」という名前のフォルダができます。「Folder1」の上で右クリックすると、フォルダの名前を変えられます。自分が扱いやすい名前をつけてください。さらに、フォルダの上で右クリックすると、フォルダの中にフォルダを作ることができます。


参照図

たくさんの書類があるとき、内容ごとに封筒に分けて入れておいたら便利ですね。書類が多いときは、封筒の中に封筒があると、さらに整理しやすいです。

メール一覧から移動したいメールを選択し、左クリックでつまんで、移動したい先のフォルダの上で離します。複数のメールを選択するなら、[個別の選択]「Ctrl」キーを押しながらひとつずつ選んでいくか、[範囲の選択]先頭を選んで、「Shift」キーを押しながら最後の1つを選ぶか。


参照図
【2.メールは局留め郵便に似てる】

電子メールの仕組みを説明するのに、私は「局留め郵便」に例えます。電子メールは、各家庭に配達されるのではなく、指定した郵便局(受信サーバ)に届けられます。私たち(ユーザ)は、郵便局へ行って自分宛の郵便物を受け取ります。(受信サーバからの取り込み)

そして、郵便物は、本体を持って帰るのではなく、複製を自宅へ持って帰ります。ふつうは、複製を持って帰ると同時に、本体を廃棄処分しておきます。(受信時にサーバからメールを削除)

もし、郵便局に本体を残したままにしておくと、何度でも自宅へ持って帰ることができます。でも、あまりため込むと、郵便局(サーバ)は迷惑でしょう。(^_^;)

【3.仕分け(フィルタ)の使い方】

郵便局に例えて説明したのは、これからShurikenの機能を解説するときの手だてとしたかったからです。

メールを整理するためにフォルダを作ったら、「仕分け」を使ってみましょう。

郵便局に、自分の書類入れ封筒(フォルダ)を預けておいて、自分宛に届いたメールが、郵便局ですでに仕分けされていたとしたら、受け取るときに便利ですね。この機能、一般には「フィルタ」と呼ばれていますが、Shurikenでは「仕分け」と言います。

条件を設定しておくと、条件にあったメールを自動的に指定したフォルダへ移動してくれます。条件の設定は、差出人(From)か、受取人(To)か、件名(Subject)で行うことが多いと思います。例えば、郵便局のおじさんに、「○○さんから来た手紙はこっちの封筒に入れておいて」とか、「○○在中って書いてある書簡はあっちの封筒へ」とかお願いすることをイメージしてください。

仕分けを設定するには、メニューから「フォルダ」→「仕分けの設定」を選びます。「追加」ボタンを押すと、新しく条件を設定できます。「ヘッダ名」で、From、Subject、Toのいずれかを選びます。「ヘッダ値」で、設定したい文字を記入します。

例えば、あるメーリングリストのメールを仕分けしたいとき、メーリングリストのSubjectは、たいがい[hogehogeml:01234]あああといった形式になっているので、
   ヘッダ名:Subject
   ヘッダ値:[hogehogeml:
   「ではじまる」
とすればいいと思います。

「受信時に仕分けを実行する」にチェックが入っていれば、あなたが郵便局に行くときには、郵便局のおじさんが、仕分けをしてくれています。


参照図
【4.受信したメールを読む】

メールを受信すると、既読と未読とが同じフォルダに入っていきます。未読ばかりを順番に読んでいけるといいですね。受信箱をあけて、最初のメールを選んで、あとは、F4キーを押すと、次の未読メールへジャンプしていきます。受信箱を全部読んだら、未読メールのあるフォルダへジャンプします。

仕分けの設定で、「受信時に仕分けを実行する」のチェックをはずすと、とりあえずすべてのメールが受信箱に入ってきます。いくつかを読んだ後、メニューから「フォルダ」→「仕分けの実行」を選びます。すると、設定された条件に従って、仕分けが行われます。これは、郵便局から複写して帰った手紙を、読んだ後、局員さんがわざわざあなたの家まで来て、仕分けしてくれるようなものです。

私は、この機能を重宝しています。ですから、未読メールは、受信箱にしか存在しません。

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次回は、Shurikenのその他の機能を解説したいと思います。テンプレートや着信管理をうまく使うと、とても便利です。

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