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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 電子メールはShuriken その3 〜

No.0007  2000/08/29 週刊 (無料)

◆第3回 その他の機能と、ShurikenPro◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.着信監視
     2.テンプレートの活用
     3.To、Cc、Bccの違い
     4.Shurikenのいいところと足りないところ
     5.ShurikenをパワーアップしたShurikenPro

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【1.着信監視】

メールが届いたら教えてくれる、という機能を使っている方も多いと思います。たいがいのメールソフトには、着信監視の機能がついています。

Shurikenも、もちろん、着信監視ができます。ただし、インターネットに接続されている必要があるので、専用線接続ならともかく、テレホユーザーは、テレホタイムだけの恩恵ですが・・・

「ツール」→「着信監視」→「設定」で、初期設定を行います。この設定は、説明の必要がないほど、簡単です。どのアカウントを着信監視するか、チェックを入れること、着信間隔は何分にするか。サーバに負担をかけないためには、間隔が長目(30分ぐらい)の方がいいけど、使い勝手からいうと、ある程度短め(5-10分ぐらい)の方がいいでしょう。それ以上短い(1分とか)と、行き過ぎかもしれません。ほどほどに間隔を設定しましょう。

メールが届いたときの「着信報告」は、音やアニメーションがあります。最もおとなしい形は、「着信したらタスクバーのアイコンをアニメーション表示」だけにチェックを入れることです。メールが届くと、右下の手裏剣アイコンが黄色く回転します。

設定が終わったら、「ツール」→「着信監視」→「実行」で着信監視が実行されます。


参照図
【2.テンプレートの活用】

メールを送信するとき、似たような文面を繰り返し使わなければいけないこともよくあります。例えば、引っ越しのお知らせ、問い合わせへの返事、案内状、挨拶文などです。まったく同じ文面を、複数の人に同時に送るなら、CcやBccを利用した同報メールでもいいのですが、相手によって少しずつ文章を変えるときや、相手から来たメールに対して同じ文面の返事を出すときには、テンプレートを使います。

テンプレートを作成するには、新規作成で、普通にメールを書いていきます。必要に応じて、To、Cc、Bccにメールアドレスを記入します。例えば、そのテンプレートから送るメールを、自分または仲間宛てに、控えを送りたいときなど、CcかBccにアドレスを書いておきます。

「メール」→「テンプレート」→「登録」を実行すれば、そのメールがテンプレートとして保存され、いつでも呼び出して使うことができます。

「メール」→「テンプレート」→「呼出・削除」を実行すれば、呼び出せます。テンプレートとして呼び出したメールは、新規作成のメールを途中まで仕上げた状態のものだと考えればいいでしょう。To、Subject、本文等を必要に応じて書き換え、送信します。


参照図
【3.To、Cc、Bccの違い】

ところで、To、Cc、Bccの違いですが、いずれもメールを届ける先という意味では同じ働きをします。

Toは正規の宛先、CcとBccは控えを届ける先です。Bccは、その人に控えを送ったということを秘密にしたいときに使います。

例えば、Toにタヌキさん、Ccにリスさん、Bccにパンダさんとトナカイさんを指定したとします。このメールは、タヌキさんに宛てたものですが、いちおう、リスさん、パンダさん、トナカイさんにも知っておいて欲しいので、控えを送ります。タヌキさんは、リスさんにも同じメールが届いているのだなとわかりますが、パンダさん・トナカイさんにも送られているとはわかりません。リスさんも、タヌキさんと自分に同じメールが届いていることはわかりますが、パンダさん・トナカイさんに届いていることはわかりません。パンダさんからすれば、タヌキさん、リスさん、そして自分に同じメールが届いていることはわかりますが、トナカイさんにも届いているとはわかりません。トナカイさんからも、パンダさんに届いていることはわかりません。


参照図
【4.Shurikenのいいところと足りないところ】

電子メールソフトは、あまりに多機能すぎると、設定がややこしかったり使いにくくなったりします。

読み、書き、整理がスムーズにできるソフトが良いソフトと言えると思います。そのために、必要にして十分な機能を搭載していることが理想です。Shurikenは、そういった作りとなっています。他のソフトと比べ、とくに目新しい機能を持っているわけではないものの、機能の不足を感じることはあまりないはず。操作的にも、わかりやすい形で、迷うことも少ないでしょう。

完成度の高いShurikenにも、わずかな不満がないわけではありません。添付ファイルを切り離して削除することができないようです。添付ファイルを削除しようとすれば、本文ごと削除するしかないようです。

【5.ShurikenをパワーアップしたShurikenPro】

じゅうぶんにすぐれたソフトであるShurikenには、ShurikenProという関連製品もあります。ShurikenProはOfficeへの組み込みでなく、単独の製品として発売されています。

Shurikenの解説において、キャプチャー画像を[参照]として提示してきましたが、それらはShurikenProの画像です。Shurikenとのわずかな違いに気づいた方もおられるかも知れませんが、まったくお気づきになられていない方もいらっしゃるでしょう。それほど、両者は似ています。

しかし、当たり前のことを当たり前にこなしてくれることがウリの(そのことこそが大事なんですが)Shurikenに対し、ShurikenProは、携帯メールへの対応や、メールのブックマーク、バックアップなど、他のソフトにあまり見られない最新機能を搭載しています。Shurikenで唯一不満だった、添付ファイルの削除も可能です。

ShurikenProの機能は、誰にとっても必要というレベルを超えているかも知れません。けれでも、パワフルにメールを使い込んでいるユーザーには魅力的な機能です。

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次回からは、「今年の暮れに一太郎Officeで年賀状を作成する」ことを目標に、花子の解説をしていきます。

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