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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その1 〜

No.0018  2000/11/14 週刊 (無料)

◆第1回 データベースとは? ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.データベースに挑戦
     2.一太郎の住所録もデータベース
     3.データベースのご神体は?
     4.画面用と印刷用の帳票

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めっきり寒くなってきました。 師走が近づいています。 今回から、五郎についてです。

【1.データベースに挑戦】

この講座の初回にも書きましたが、私が一太郎Officeに乗り換えるきっかけとなったのが五郎です。いま、日々の作業でもっともよく使っているのがShuriken(Pro)とJustView、その次が五郎です。五郎については、お伝えしたいことがたくさんありますが、Officeの中で、最も扱うのが難しいのがデータベースでもあります。データベースをさわったことのない人にデータベースの話をしようとすると、どこから手をつけてよいのやら、と途方に暮れてしまうほど、入り口のハードルは高いです。

しかし、データベースが扱えれば、パソコンのスキルは飛躍的にアップします。最もコンピュータらしいのがデータベースであるとも言えます。

五郎は、非常に高度なデータベースですが、その一方で、一太郎・ATOKのJustSystemさんらしく、ユーザーに優しい作りを心がけていらっしゃることが、随所にうかがえます。

データベースを扱うには、あらかじめ、いくつかの事柄を知っておく必要があります。が、ひととおりの知識を得てからデータベースを構築しようとすると、おそらくデータベースをひとつ作る前に力つきてしまいそうです。

最低限の説明で、前へ進んでいきましょう。いちからデータベースを構築するのはたいへんですが、他のデータを五郎にコンバートすれば、比較的容易にデータベースを立ち上げられます。

【2.一太郎の住所録もデータベース】

ちょっとおどかしが過ぎたかも知れません。じつは、データベースは、案外身近なもので、例えば一太郎についている住所録なんかも、立派なデータベースなのです。

機能的にも、とても立派なものであると思います。まだ使ったことのない人は、一度開いてみてください。一太郎10で、「ツール」→「拡張機能」→「住所録」です。

一覧型・カード型の切り替え、郵便番号簿との連携、送受記録、検索、など、使い勝手のよいすぐれものです。

この住所録、もう少し項目を増やして、自分なりにアレンジできないものでしょうか?住所録のモードを「任意書式」にすれば、項目を自由に追加できるようですが、それにはデータベースの知識が必要です。それならいっそ、一太郎の住所録を五郎に持っていってみませんか?一太郎の住所録を五郎へ持っていっても、一太郎の住所録がなくなるわけではありません。データベースの練習用に、一太郎の住所録をモデルとしてみようというだけです。

一太郎の住所録と同じ機能をもつデータベースを五郎で構築するのは、データベースの知識があれば、じつは難しいことではありません。いや、もっと様々な機能を盛り込んだデータベースに練り上げていくこともできます。

が、はじめての人にとって、一太郎の住所録と同じ機能をもたせることにこだわると、少々しんどい部分もあります。

それより、オリジナルな情報を盛り込むことを考えてみましょう。

私の住所録には、「2000年賀状送った」「2000年賀状来た」という項目があります。各年度の送った日、来た日、の情報を格納しています。

2000年の年賀状を、
Aさんに年末までに送り、正月にAさんからも届きました、
Bさんへも年末までに送りましたが、Bさんから来たのは1月5日。
Cさんへは出さなかったけど、正月にCさんから届いたので、あわてて3日に返事を書きました。

Aさんの「2000年賀状送った」は「1」、「2000年賀状来た」は「1」。
Bさんの「2000年賀状送った」は「1」、「2000年賀状来た」は「5」。
Cさんの「2000年賀状送った」は「3」、「2000年賀状来た」は「1」。

今年、年賀状を書くとき、前年度の情報がとても参考になります。

Aさんには送っておこう。Bさんは正月にくれなかったんだから、様子を見よう。Cさんは失礼をしちゃったんで、こんどこそきっちり出しておこう。

こんな具合です。

【3.データベースのご神体は?】

では、さっそく、一太郎の住所録から、データを書き出してみましょう。その前に、少なくとも1件のデータを入力しておいてくださいね。データベースからデータを書き出すときには、主に「CSV」という形式を使います。項目ごとにカンマで区切った形です。

一太郎の住所録で、「メニュー」→「ファイル」→「CSV形式で保存」を実行します。


参照図

保存先とファイル名を指定します。つづいて「保存項目指定」のダイアログが開きます。「全指定」を選び、「項目名を出力する」にチェックを入れてください。


参照図

これで、一太郎の住所録からの書き出しが完了します。では、書き出したデータをメモ帳で開いてみてください。保存先を変更していなければ、JUSTフォルダの「\ドキュメント\MYHOME」にあるはずです。

CSV形式というのは、じつは単純なテキストファイルなのです。しかも、そこに収められているのは、無味乾燥な文字の羅列。

私は、データベースって難しいぞって、さんざん言ってきましたが、データベースのご神体って、じつをいうと、こんなにシンプルな文字データだったのです。


参照図
【4.画面用と印刷用の帳票】

一太郎や花子なら、文字以外の様々な要素が重要な意味を持ちますが、データベースは、CSVに書き出せる内容が全てといっても過言ではありません。(正確には写真等のバイナリデータを考えに入れなければいけませんが)CSVの情報さえあれば、五郎であろうと、アクセスであろうと、ファイルメーカーであろうと、ほぼ同じデータベースを再現できます。

しかし、一方で、データベースは、単純な文字の羅列を、様々に演算し、検索し、ソートし、集計し、異なるデータをくっつけたりと、魔法のごとく扱うことで真価を発揮します。そしてまた、1つのCSV情報を、様々な形に見せることも可能です。たとえば、ハガキの形をした箱を作っておけば、宛名印刷ができます。

そのための器がデータベースなのです。そして、器としての五郎やアクセスやファイルメーカーは、それぞれに個性があります。

五郎の場合、1つのデータベースの中に、1つ、または複数の表が存在します。カード形式で表示するための画面帳票があります。自由なレイアウトで印刷するための印刷帳票があります。

宛名印刷は、印刷帳票により、実現します。

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花子で作成した年賀状を、五郎で宛名印刷することを目標にして、話を進めます。今回書き出したCSVファイルを、次回、五郎に読み込んでみます。

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