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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その2 〜

No.0019  2000/11/21 週刊 (無料)

◆第2回 データベースとは? ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.データベースの作成
     2.表の作成
     3.項目の型

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政界に嵐が吹き荒れています。 IT革命とあいまって、時代が大きく変わっていくのでしょうか?

【1.データベースの作成】

五郎を起動すると、「データベース一覧」が表示されます。インストール時にサンプルも入れた人は、何もしなくても一覧画面にいくつかのサンプルデータベースが見えるでしょう。

ここに、住所録データベースを作ってみます。画面右側の「新規作成」ボタンを押します。新規作成ダイアログがでましたね。

「データベース名」と「見出し」を入力します。データベース名は、一太郎や花子のデータのような、「ファイル名」とはまったく異なります。データベースを利用するための登録名です。逆に言うと、データベースの実体とデータベース名は別のものであって、ひとつのデータベースにいくつかの名前を付けることもできます。ただし、いちど動き出したデータベースの名前をあとで変更することは、可能ではあるものの、なるべくしない方がいいです。

いっぽう、「見出し」には何を書いてもかまいませんし、あとで変更してもどこにも支障ありません。

ここでは、データベース名は、紛れることのないように、「住所録データベース」としておきます。見出しには「一太郎住所録より移行」としておきます。

OKを押すと、「接続情報の詳細設定」ダイアログがでます。大事なのは、「フォルダ名」です。データベースを置く場所を設定しなければいけません。そしてまた、一太郎や花子のように、データファイルをコピーしたり移動したりということが容易にできませんので、データベース専用の保存場所を作っておくのがいいと思います。そしてまた、1つのデータベースには1つのフォルダが原則です。


参照図
【2.表の作成】

データベースの作成が完了すると、作成したデータベースが開かれます。「表」「帳票」「マクロ」という3つのタブがありますが、どこにも何も入っていません。

データベースを作成したということは、データを入れる器を作ったという意味であって、データそのものはこれからなのです。

データは、「表」に入れていきます。1つのデータベース内に、いくつも表を作ることができ、データベース内の表で、表どうしを合わせたり関連づけたりといった操作ができます。

まず、「表」タブにおいて、「新規作成」ボタンを押してみてください。「表新規作成」ダイアログがでました。「表名」に「住所録台帳」と書き、「作成方法」で「表定義(実表)」を選んでみてください。表が作成され、「実表定義」画面が開きました。

「項目名、データ型、詳細、長さ」を、各項目について設定していく必要があります。これ、けっこうたいへんな作業です。データベースのハードルの高さの1つが、この表定義です。


参照図

この定義画面、何もしないまま、終了してください。表は作成されず、データベースを開いた状態にもどります。

このややこしい表定義をなんとか手軽に乗り切ろうと、定義テンプレートが多数用意されています。

いまは、テンプレートを使わず、「ファイル読み込み」で表をつくってみます。

「表」の「新規作成」で、「表名」に「住所録台帳」と書き、「作成方法」で「ファイル読み込み」を選んでください。OKを押すと、ファイル選択ダイアログがでます。先週一太郎住所録から書き出したCSVファイルを選択してください。「表名指定」ダイアログで確認して、「進む」と、「読み込みファイル詳細設定」ダイアログがでます。これが、とても重要です。

まず、「1行目を項目名にする」にチェックを入れてください。一太郎住所録からCSVに書き出すとき、項目名をいっしょに書き出しました。すると、一太郎住所録で使っていたのと同じ項目名を五郎でも使えます。さらに、CSVファイルを五郎が判断して、それぞれの項目のデータ型について、おおよその提案をしてくれます。これにより、表の定義がうんと楽になります。


参照図

なお、「項目を追加し連番値を設定する」にチェックを入れておいてください。データベースには、各データにIDをつけるのがふつうです。

【3.項目の型】

五郎には、次のようなデータ型があります。文字列、数値、日時、論理、バイナリ。

文字列には、文字を格納するのですが、固定長と可変長の区別があります。固定長は、256バイトまでです。可変長は、ほぼ無制限と言っていいほどの文字数が入ります。文字に対し、検索やソートをかける必要のある項目は、固定長にしておいた方がいいでしょう。固定長は、指定された長さを確保するので、文字処理が正確に行われます。でも、固定長をたくさん使うと、表の定義が受け付けられなくなります。固定長も可変長も、指定した長さ以上のデータは入力できないので、長さを少し大きめにしておきます。「メモ」など補助的ないくつかの項目を可変長に変えておきます。

場合によっては、「生年月日」が文字型になっているかも知れません。日時型に変えておきます。

設定の例をあげておきます。

連番連番
氏名文字列固定長20
フリガナ文字列固定長40
敬称文字列固定長4
関係文字列固定長4
生年月日日時日付
連名1文字列固定長4
敬称1文字列固定長4
連名2文字列固定長4
敬称2文字列固定長4
連名3文字列固定長4
敬称3文字列固定長4
連名4文字列固定長4
敬称4文字列固定長4
文字列固定長8
住所1文字列固定長40
住所2文字列固定長40
TEL文字列固定長16
FAX文字列固定長16
携帯文字列可変長20
Pベル文字列可変長20
PHS文字列可変長20
メモ文字列可変長1000
メール1文字列可変長200
メール2文字列可変長200
ホームページ文字列可変長200
会社名文字列固定長40
部署名文字列固定長40
役職名文字列固定長20
〒(会社)文字列固定長8
住所1(会社)文字列固定長40
住所2(会社)文字列固定長40
TEL(会社)文字列固定長16
FAX(会社)文字列固定長16
携帯(会社)文字列可変長200
Pベル(会社)文字列可変長200
PHS(会社)文字列可変長200
メモ(会社)文字列可変長1000
メール1(会社)文字列可変長300
メール2(会社)文字列可変長300
ホームページ(会社)文字列可変長300

      *   *   *

五郎にCSVを読み込むところまでで、今回は終わりました。次回は、読み込んだ表をさわってみます。

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