ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜　五郎で住所録　その2　〜

No.0019　　2000/11/21　週刊　(無料)

◆第2回　データベースとは？　◆

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　　　　　1.データベースの作成
　　　　　2.表の作成
　　　　　3.項目の型

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政界に嵐が吹き荒れています。 IT革命とあいまって、時代が大きく変わっていくのでしょうか?

【1.データベースの作成】

五郎を起動すると、「データベース一覧」が表示されます。インストール時にサンプルも入れた人は、何もしなくても一覧画面にいくつかのサンプルデータベースが見えるでしょう。

ここに、住所録データベースを作ってみます。画面右側の「新規作成」ボタンを押します。新規作成ダイアログがでましたね。

「データベース名」と「見出し」を入力します。データベース名は、一太郎や花子のデータのような、「ファイル名」とはまったく異なります。データベースを利用するための登録名です。逆に言うと、データベースの実体とデータベース名は別のものであって、ひとつのデータベースにいくつかの名前を付けることもできます。ただし、いちど動き出したデータベースの名前をあとで変更することは、可能ではあるものの、なるべくしない方がいいです。

いっぽう、「見出し」には何を書いてもかまいませんし、あとで変更してもどこにも支障ありません。

ここでは、データベース名は、紛れることのないように、「住所録データベース」としておきます。見出しには「一太郎住所録より移行」としておきます。

OKを押すと、「接続情報の詳細設定」ダイアログがでます。大事なのは、「フォルダ名」です。データベースを置く場所を設定しなければいけません。そしてまた、一太郎や花子のように、データファイルをコピーしたり移動したりということが容易にできませんので、データベース専用の保存場所を作っておくのがいいと思います。そしてまた、1つのデータベースには1つのフォルダが原則です。

【2.表の作成】

データベースの作成が完了すると、作成したデータベースが開かれます。「表」「帳票」「マクロ」という3つのタブがありますが、どこにも何も入っていません。

データベースを作成したということは、データを入れる器を作ったという意味であって、データそのものはこれからなのです。

データは、「表」に入れていきます。1つのデータベース内に、いくつも表を作ることができ、データベース内の表で、表どうしを合わせたり関連づけたりといった操作ができます。

まず、「表」タブにおいて、「新規作成」ボタンを押してみてください。「表新規作成」ダイアログがでました。「表名」に「住所録台帳」と書き、「作成方法」で「表定義(実表)」を選んでみてください。表が作成され、「実表定義」画面が開きました。

「項目名、データ型、詳細、長さ」を、各項目について設定していく必要があります。これ、けっこうたいへんな作業です。データベースのハードルの高さの1つが、この表定義です。

この定義画面、何もしないまま、終了してください。表は作成されず、データベースを開いた状態にもどります。

このややこしい表定義をなんとか手軽に乗り切ろうと、定義テンプレートが多数用意されています。

いまは、テンプレートを使わず、「ファイル読み込み」で表をつくってみます。

「表」の「新規作成」で、「表名」に「住所録台帳」と書き、「作成方法」で「ファイル読み込み」を選んでください。OKを押すと、ファイル選択ダイアログがでます。先週一太郎住所録から書き出したCSVファイルを選択してください。「表名指定」ダイアログで確認して、「進む」と、「読み込みファイル詳細設定」ダイアログがでます。これが、とても重要です。

まず、「1行目を項目名にする」にチェックを入れてください。一太郎住所録からCSVに書き出すとき、項目名をいっしょに書き出しました。すると、一太郎住所録で使っていたのと同じ項目名を五郎でも使えます。さらに、CSVファイルを五郎が判断して、それぞれの項目のデータ型について、おおよその提案をしてくれます。これにより、表の定義がうんと楽になります。

なお、「項目を追加し連番値を設定する」にチェックを入れておいてください。データベースには、各データにIDをつけるのがふつうです。

【3.項目の型】

五郎には、次のようなデータ型があります。文字列、数値、日時、論理、バイナリ。

文字列には、文字を格納するのですが、固定長と可変長の区別があります。固定長は、256バイトまでです。可変長は、ほぼ無制限と言っていいほどの文字数が入ります。文字に対し、検索やソートをかける必要のある項目は、固定長にしておいた方がいいでしょう。固定長は、指定された長さを確保するので、文字処理が正確に行われます。でも、固定長をたくさん使うと、表の定義が受け付けられなくなります。固定長も可変長も、指定した長さ以上のデータは入力できないので、長さを少し大きめにしておきます。「メモ」など補助的ないくつかの項目を可変長に変えておきます。

場合によっては、「生年月日」が文字型になっているかも知れません。日時型に変えておきます。

設定の例をあげておきます。

連番	連番
氏名	文字列	固定長	20
フリガナ	文字列	固定長	40
敬称	文字列	固定長	4
関係	文字列	固定長	4
生年月日	日時	日付
連名1	文字列	固定長	4
敬称1	文字列	固定長	4
連名2	文字列	固定長	4
敬称2	文字列	固定長	4
連名3	文字列	固定長	4
敬称3	文字列	固定長	4
連名4	文字列	固定長	4
敬称4	文字列	固定長	4
〒	文字列	固定長	8
住所1	文字列	固定長	40
住所2	文字列	固定長	40
TEL	文字列	固定長	16
FAX	文字列	固定長	16
携帯	文字列	可変長	20
Pベル	文字列	可変長	20
PHS	文字列	可変長	20
メモ	文字列	可変長	1000
メール1	文字列	可変長	200
メール2	文字列	可変長	200
ホームページ	文字列	可変長	200
会社名	文字列	固定長	40
部署名	文字列	固定長	40
役職名	文字列	固定長	20
〒(会社)	文字列	固定長	8
住所1(会社)	文字列	固定長	40
住所2(会社)	文字列	固定長	40
TEL(会社)	文字列	固定長	16
FAX(会社)	文字列	固定長	16
携帯(会社)	文字列	可変長	200
Pベル(会社)	文字列	可変長	200
PHS(会社)	文字列	可変長	200
メモ(会社)	文字列	可変長	1000
メール1(会社)	文字列	可変長	300
メール2(会社)	文字列	可変長	300
ホームページ(会社)	文字列	可変長	300

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五郎にCSVを読み込むところまでで、今回は終わりました。次回は、読み込んだ表をさわってみます。

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