ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

～　五郎で住所録　その3　～

No.0020　　2000/11/28　週刊　(無料)

◆第3回　データベースへ入力　◆

＋＋＋＋＋＋＋　　も　く　じ　　＋＋＋＋＋＋＋＋

　　　　　1.入力の仕方
　　　　　2.入力を楽にする(リスト選択)
　　　　　3.入力を楽にする(郵便番号から住所を)
　　　　　4.入力を楽にする(初期値の設定)

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年賀状の裏面はもうできましたか? 五郎での宛名印刷は、あと2回で終える予定です。

【1.入力の仕方】

前回作成したデータベースに入力してみます。データベースを開く→表を開くという2段階の操作が必要です。

五郎を起動すると、前回作成した「住所録データベース」のアイコンが見えるはずです。それをダブルクリックするか、アイコンを選択して画面左の「開く」ボタンを押します。

すると、表一覧が現れます。まだ、「住所録台帳」という表が1つしかないはずです。データベースを開く操作と同じように、この表のアイコンをダブルクリックするか、アイコンを選択して画面左の「開く」を押します。

これで、表に入力していけるわけですが、ここで、絶対に覚えておいてほしいことがあります。データベースには、「保存」というコマンドがありません。これは、五郎以外のどのデータベースでも同じです。何か入力したり変更を加えたりすれば、自動的に保存されてしまいます。逆に言えば、後戻りややり直しのきかない怖さがあります。

そこで、不用意に手を加えることのできないようなモードが用意されています。「閲覧モード」では、入力や編集ができません。「編集モード」にすれば、入力も編集もできます。

閲覧モードになったまま、「入力ができない！」と困り果てるケースがしばしばあります。

画面左下に、モード切り替えボタンが表示されています。閲覧モードの時は「編集」、編集モードの時は「閲覧」と表示されています。このボタンを押せば、モードを切り替えられます。

画面が、上と下に分かれていれば、編集モードです。上を「閲覧編集領域」、下を「追加領域」といいます。新しいデータを新規追加するときは、追加領域に入力し、「反映」ボタンを押します。五郎では、新規追加も、ワンクッション置く仕様となっています。閲覧編集領域のデータはそのまま書き換えられます。

横の並びを「行」または「レコード」、縦の並びを「列」または「カラム」といいます。レコードの削除は、そのレコードの一番左の枠をクリックしてレコード全体を選択し、「Delete」キーを押します。

【2.入力を楽にする(リスト選択)】

一太郎住所録では、「敬称」は、「様」だけでなく、いろいろなものを選べました。五郎でも、同じように、リストから選択する形を作ってみましょう。

ツールバーの左端、「定義編集」アイコンをクリックし、「実表定義」画面を表示します。「敬称」にカーソルを合わせ、画面右側の「選択入力」タブをクリックします。ここの「入力データ」に記された内容が、データ入力時に選択候補としてリスト表示されます。「様」「殿」「御中」・・・と、ひとつずつ書いていってもいいのですが、面倒です。一太郎で設定されていたものをスッと持ってこられないでしょうか。ちょっとしたワザ?をご紹介します。

JUSTフォルダの「\JSLIB32\USER\ADR」に「敬称.txt」というファイルがあります。これをメモ帳かテキストエディタで開いて、全部を選択し、コピー。五郎へもどって、先ほどの「入力データ」という文字をクリックし、Ctrlキーを押しながらVキーを押します(貼り付けのショートカット)。どうです?見事に全部入りましたね?いらないものを消したり、追加したりしてもいいです。「入力時は設定値からの選択のみにする」にチェックが入っていると思いますが、このチェックははずしておいた方がいいでしょう。

敬称1、敬称2、敬称3、敬称4も同じように設定します。会社名、関係、部署名、役職名も同じ場所に選択肢を列挙したテキストファイルがあるので、同様に選択の設定します。

ところで、前回の表定義の例で、文字列の項目の長さが少々短すぎるものがありました。例えば、「敬称」が「4バイト」だと、「ちゃん」が入りませんね。場合に応じて、もう少し長目に設定を変更していただいた方がいいかもしれません。

【3.入力を楽にする(郵便番号から住所を)】

住所を入力するのって、けっこうじゃまくさいですね。郵便番号がわかったら、住所までかってに入ってくれると楽です。

それには、ちょっとしたマクロを記述しなければいけません。マクロの説明をしだすと、年賀状に間に合わないので、答えだけ書いておきます。このマクロの動き方は、
[1]郵便番号が入力されたら住所1に該当する住所をセットする。
[2]郵便番号に複数の住所候補があるときは、何もしない。
[3]住所1が空欄でないなら、郵便番号が入力されても何もしない。
[4]でも、住所1の文字を消したら、郵便番号に相当する住所が入る。

では、設定します。先ほどの「実表定義」画面で「住所1」をクリックしてアクティブにし、「入力補助」のタブをクリックします。「連動式」の欄に、以下をコピーして貼り付けてください。

------------ここから-----------------
if(IsBlank([住所1]),\\
if(Size(Goro.LookupZip7 ([〒], 1, 1, true )) = 1,\\
Goro.LookupZip7 ([〒], 1, 1, true )(1,3),\\
),\\
[住所1])
------------ここまで-----------------

「住所1(会社)」の項目には以下の式を。

------------ここから-----------------
if(IsBlank([住所1(会社)]),\\
if(Size(Goro.LookupZip7 ([〒(会社)], 1, 1, true )) = 1,\\
Goro.LookupZip7 ([〒(会社)], 1, 1, true )(1,3),\\
),\\
[住所1(会社)])
------------ここまで-----------------

【4.入力を楽にする(初期値の設定)】

一太郎の住所録では、フリカナは半角カタカナでした。インターネットの時代に半角カナはどうも・・・と、私は思いますが、半角カナと全角カナを混在させると、ソートで順番が狂うので、半角カナで統一します。

「氏名」を入れたら「フリカナ」が半角カナで入るようにするには、
「実表定義」画面で、「氏名」をアクティブにし、
「入力補助」タブをクリックし、
一番下の「ふりかな入力先項目を指定する」にチェックを入れ、
「ふりかな入力先項目」を「フリカナ」に、
「ふりかな種別」を「半角カタカナ」にします。

郵便番号、電話番号など、英数字や記号を入力する時、半角入力モードになっていれば便利です。「実表定義」画面で、「〒」をアクティブにし、「書式」タブをクリックし、「入力モード」を「半角」にします。

同様に、TEL、FAX、携帯、Pベル、PHS、メール、ホームページなどの項目も入力モードを半角にしておくと便利です。

敬称は、いろいろ選べるのはいいのですが、ほとんどの人は「様」なのに、それを1回1回選択しないといけないのは、わずらわしいです。何もしなければ勝手に「様」が入り、変えたいときだけ変えればいいようにしておきましょう。

「敬称」をアクティブにし、「入力補助」の「初期値」に「様」と書いておきます。敬称1、敬称2、敬称3、敬称4も同様にします。

以上が終わると、ツールバー左端の「表定義終了」アイコンをクリックして実表定義を終えます。

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これでいちおう、データの入力はできますが、次回、もう少し入力しやすいように表示を変えてみます。