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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その4 〜

No.0021  2000/12/05 週刊 (無料)

◆第4回 目的のデータを絞り込む ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.扱いやすいように書式をつくる
     2.項目を新しくつくる
     3.絞り込み
     4.置換

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どんどん寒くなってきます。 師走ですね。

【1.扱いやすいように書式をつくる】

前回、入力の基本設定をしましたが、このまま入力しようとすると、項目が多すぎて、やりにくいです。必要な項目だけを表示させたり、項目の順番を変えたりできないでしょうか?

元の表を変えることなく、表示の仕方だけを変えるには、「書式」を新しく作成します。画面左下の方に、「標準」という文字があります。これが、書式タブです。「標準」の文字の上で右クリックし、「書式の追加」を実行します。名前を「入力用」とでもしましょう。


参照図

先ほどの「標準」タブの横に「入力用」タブがふえましたね。元の表は1つのままですが、表の表現のしかたが1つふえました。一太郎のデータには、こういうものがないので、わかりにくいかも知れません。たとえば、元の表を「水」に例えれば、書式は、「お椀」であったり「タンク」であったり「ボトル」であったりします。水は水ですが、入れ物によって、いろんな姿をとります。

「標準」書式は、元の表そのものですから、形を変えることができません。自分が任意に作成した書式は、自由に形を変えられます。

項目ラベルの境界線をつまむと、列の幅を変えられます。項目ラベルを選択して、ドラッグすると、項目の並び方を変えられます。項目ラベルを選択して右クリックし、「列非表示」を実行すると、その列が消えます。(本当は見えなくなっただけです)項目ラベルの上で右クリックし、「列非表示解除」を実行すると、見えなくなった列を再び表示することができます。


参照図

「スタイル」→「表書式」で、「複数行表示」にチェックを入れると、長い行はセルの中で折り返されます。


参照図

「スタイル」→「項目書式」で、フォントなどを変更できます。

入力の際にご注意いただきたいのですが、「住所1」と「住所2」の項目があるのは、宛名印刷の際、行を分けるためです。ですから、長い住所は「住所1」と「住所2」に分けてください。

【2.項目を新しくつくる】

五郎の1回目に書きましたが、年賀状をいつ送った、いつ来た、という情報は、年ごとに残しておくと来年の年賀状でとても役立ちます。そのために、項目を新しく作ってみましょう。

画面左上の「定義編集」アイコンをクリックし、実表定義画面へ移ります。左のフレームの一番下に、新しい項目を入力します。途中へ挿入してもいいのですが、項目の並びは書式でどうにでもなるので、定義は表示のことを考えない方がいいと思います。すなおに、末尾に項目を追加するのが安全です。

項目名に「年賀2001送った」と書きます。データ型は数値にします。その下に「年賀2001来た」という項目を、データ型数値で作ります。

それから、その下に、「チェック」という項目を作り、データ型を「論理」にします。


参照図

画面左上の「表定義の終了」アイコンをクリックし、元の画面へもどります。

左端に、今作った項目が3つ、増えていますね。数値型の項目には、数字しか入れられません。「年賀2001送った」の項目に、年内に年賀状を送る人に「1」を入れましょう。1月1日に送ったという意味です。年が明けてから返事を書く場合、1月1日、または2日に発送する人には、「2」と入力します。3日以降は、発送する日付を数字で入力します。

年賀状を受け取った日も、その日づけを入力していきます。

【3.絞り込み】

来週、ハガキの宛名印刷の帳票を作成しますが、まずは住所録から、「年賀2001送った」に「1」が入っている人だけを選んで印刷することになります。

「データ」→「絞り込み」→「式」を実行します。「式の種別」は「項目値の範囲を指定」、「項目名」は「年賀2001送った」、左の「値」に「1」、符号を=(イコール)にセットし、「挿入」を押します。

[年賀2001送った] = 1という式が入りましたね。「OK」を押せば絞り込み完了です。


参照図

とくに専門的な知識がなくても、かなり複雑な条件でカンタンに絞り込みができてしまうのが、五郎のすばらしいところです。

絞り込みの解除は、「データ」→「絞り込み」→「すべて解除」です。

なお、先ほど作った「チェック」という項目は、マウスでチェックを入れられるものです。臨時で何人かを選択したいときに、チェックを入れるといいです。チェックの入っている人を選択するには、先ほどと同じ手順で[チェック] = trueという式を作ります。

論理型のデータは、チェックの入っている状態が「true」、入っていない状態が「false」で、このどちらかの値しかありません。

【4.置換】

「チェック」の項目を使うには、いったん、全てのチェックをはずす(つまり値をfalseにする)必要があります。ひとつずつ手作業で行うのは、ナンセンス。一気に置換をしてみましょう。

「編集」→「置換」→「式」を実行します。「対象項目」は「チェック」、「置換式」に「false」と入力します。「OK」を押せば、全てのチェックがはずれます。「トランザクションを反映しますか?」というダイアログがでますが、「はい」を選択してください。


参照図

絞り込みと並んで、置換も五郎のすぐれた特長ですが、ここで深く解説しようとすると、年が明けてしまいます。

文字列、数値の項目を空欄にする方法だけを説明しておきます。さきほどと同じ手順で、空欄にしたい項目を「対象項目」に選び、「置換式」に「nil」と入力します。nilは「空値」という意味です。

なお、データを絞り込んだ状態で置換をすれば、絞り込まれたデータのみ置換され、それ以外のデータは置換が適用されません。

      *   *   *

それでは、どんどん宛名用のデータを入力していってください。昨年とは住所の変わった人はいませんか?来週は、いよいよ宛名印刷です。

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