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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その5 〜

No.0022  2000/12/12 週刊 (無料)

◆第5回 ハガキ宛名印刷の帳票 ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.テンプレートから印刷帳票作成
     2.郵便番号を整える
     3.住所を整える
     4.名前・連名を整える
     5.差出人を記入する
     6.印刷実行

+++++++++++++++++++++

年賀状の裏面はもうできていますか? そろそろ年末が迫ってきました。 ハガキに宛名を印刷するための帳票を作成してみます。

【1.テンプレートから印刷帳票作成】

五郎を起動し、住所録データベースを開きます。「帳票」タブに切り替え、「新規作成」ボタンをクリック。

「帳票の新規作成」というダイアログがでましたね。「帳票名」には「年賀状宛名印刷」と書きます。「見出し」は書いても書かなくてもいいです。「関連する表名」は「住所録台帳」を選択します。前回作成した「住所録台帳」の表を元に、「年賀状宛名印刷」という印刷用の帳票を作成するという意味です。帳票は、データ本体ではありません。データの表現の仕方と考えれば近いでしょう。

そして、ダイアログ内の「印刷帳票」タグをクリックし、「定型作成」を選択して、OKを押します。するとレポートメイトが起動します。


参照図

一太郎のような感覚で、印刷帳票を編集できます。「定型一覧」の下の方にある「ハガキ年賀」を選んで「進む」。「データベース枠に関連づける項目」を指定します。つまり、元の表のどの項目の内容を、印刷帳票のどの部分に代入するかという意味です。「データベース枠」の「郵便番号(相手先)」には「〒」を選択。「住所1(相手先)」には「住所1」、「住所2(相手先)」には「住所2」、「名前(相手先)」には「氏名」をそれぞれ選択します。その下の「郵便番号」「住所」「名前」は、差出人の情報ですから、元の表にはありません。空欄にしておきます。

「完了」ボタンを押すと、テンプレートを適用した帳票が完成します。このままでもだいたいいいと言えばいいのですが、ちょっと不満もあります。

左上メニューの「ファイル」→「印刷プレビュー」で確認してみます。郵便番号が切れています。連名もありません。

左上「コマンド」→「印刷プレビューを閉じる」でもどってください。

【2.郵便番号を整える】

郵便番号の枠がある位置を覚えておきます。左上「ファイル」→「帳票スタイル」で「マージン」「右」を6mmにします。全体に枠が右に寄りましたね。初期設定では、少々右が足りませんでした。

でも、これでもまだ郵便番号のハイフンが邪魔です。

郵便番号の枠を選択し、Deleteキーを押して削除します。

「挿入」→「データベース枠の作成」を実行するか、ツールバーから「データベース枠の作成」アイコンをクリックします。「データベース枠の作成」ダイアログが開きますので、「計算枠」タブに切り替えます。以下の式をコピーして貼り付けてください。この式の意味は、郵便番号の文字列から数字以外のものをカットするという意味です。

------------ここから-----------------
RegularExpression("[^0-9]").ReplaceAll("",[〒])
------------ここまで-----------------

「文字位置」を左詰に変えて、OK。


参照図

もともと郵便番号の枠があったあたりで、四角形を描きます。その四角形を選択し、右クリックして「枠のスタイル変更」。「枠のスタイル変更」ダイアログが開きます。「フォント・サイズ」ボタンをクリックして「欧文フォント」を「和文フォント」に、文字サイズを24にして、OK。「文字組」を「横組」に、「字間」を「50%」に。「字数」が「3.5字」になっていれば正解ですが、3.5よりも小さければ、枠の大きさが小さすぎるということです。OKボタンを押します。枠の大きさを変えるにも、ダイアログを終了してから枠の周囲をドラッグします。枠の移動やサイズ変更は、花子の枠操作と同じです。


参照図
【3.住所を整える】

初期設定のままでは、住所の数字(番地とか)が、全角のアラビア数字で表示されます。これを漢数字に変えましょう。ついでに「12-3」などのハイフンも、「の」に変えておきます。

「住所1」「住所2」の枠を削除します。「データベース枠作成」を実行し、「データベース枠の作成」ダイアログを開きます。

「計算枠」タブに切り替えます。以下の式をコピーして貼り付けてください。

------------ここから-----------------
RegularExpression("−", 2).ReplaceAll ( "の",
RegularExpression("0", 2).ReplaceAll ( "〇",
RegularExpression("9", 2).ReplaceAll ( "九",
RegularExpression("8", 2).ReplaceAll ( "八",
RegularExpression("7", 2).ReplaceAll ( "七",
RegularExpression("6", 2).ReplaceAll ( "六",
RegularExpression("5", 2).ReplaceAll ( "五",
RegularExpression("4", 2).ReplaceAll ( "四",
RegularExpression("3", 2).ReplaceAll ( "三",
RegularExpression("2", 2).ReplaceAll ( "二",
RegularExpression("1", 2).ReplaceAll ( "一",
Zen([住所1]))))))))))))
------------ここまで-----------------

「文字位置」を左詰に変えて、OK。


参照図

もともと住所1の枠があったあたりで、四角形を描きます。その四角形を選択し、右クリックして「枠のスタイル変更」。「枠のスタイル変更」ダイアログが開きます。「フォント・サイズ」ボタンをクリックして「和文フォント」を楷書体や行書体などに、文字サイズを15にして、OK。「字間」を「0%」にして、OKボタンを押します。

もう一度、「データベース枠の作成」を実行し、住所2の枠を作成します。ただし、計算式の最終行を[住所2]に書き換えて下さいね。(住所1の枠をコピーし、「データベース枠の設定変更」で計算式だけ書き換えてもいいです)

住所の枠は、下を長い目にとっておくのがいいと思います。

【4.名前・連名を整える】

名前の枠も削除します。「データベース枠作成」を実行し、「データベース枠の作成」ダイアログを開きます。

「計算枠」タブに切り替えます。以下の式をコピーして貼り付けてください。

------------ここから-----------------
[氏名] & If(IsBlank([敬称]),"様",[敬称])
------------ここまで-----------------

「文字位置」を中央に変えて、OK。

もともと名前の枠があったあたりで、四角形を描きます。「枠のスタイル変更」ダイアログを開き、「フォント・サイズ」ボタンをクリックして「和文フォント」を楷書体や行書体などに、文字サイズを28にして、OK。「字間」を「20%」にして、OKボタンを押します。

名前の枠は、上下に長い目にとっておくのがいいと思います。

同じ方法で、連名1の枠を作成します。計算式は下のものを使ってください。

------------ここから-----------------
If(IsBlank([連名1]),,[連名1] & If(IsBlank([敬称1]),"様",[敬称1]))
------------ここまで-----------------

枠の位置は「氏名」より下の方に、氏名より小さめに作ります。連名2-4は、印刷するとレイアウトが厳しくなるので、今回は見送ります。(条件式を設定すれば可能ですが、ちょっと説明がたいへんです)

【5.差出人を記入する】

差出人の枠には何も入っていません。年賀状裏面に記入するなら、表面には差出人を入れないでしょう。そうなら、このままでいいです。もし表面に差出人を入れたいなら、「挿入」→「レイアウト枠の作成」を実行するか、「レイアウト枠の作成」アイコンをクリックして、花子の文字枠と同じような感覚で枠を作成します。この枠の内容は、固定されているので、全てのデータに同じ文字列が印刷されます。

レイアウトの完成はこんな風になります。


参照図

印刷プレビューで見るとこんな風になります。


参照図
【6.印刷実行】

印刷するには、レポートメイトを終了し、表タブから「住所録台帳」を開き、前回説明したように、印刷したいデータを絞り込んでおいて、「ツール」→「帳票」を実行し、「帳票一覧」から「年賀状宛名印刷」を選んで、念のために「印刷プレビュー」で確認し、「コマンド」→「印刷実行」です。


参照図

プレビュー画面では、左下でページの切替ができるので、全部のページをざっと見ておいた方がいいと思います。

      *   *   *

五郎はまだまだ続きます。次回以降も、住所録データベースをさわってみます。

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