◆NAVI→   相楽ねっと   新着   サイトマップ   総合リンク集   ナチュプリ本舗
◆今はここ→   ほな自然にいこか〜 >  自然にパソコン >  一太郎Office >  一太郎Office活用講座 >  講座もくじ


ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その6 〜

No.0023  2000/12/19 週刊 (無料)

◆第6回 データベース設計の補足 ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.「敬称」の項目は必要か?
     2.住所の入力
     3.家族で住所録を共有するには
     4.住所録、年が明けたら

+++++++++++++++++++++

先週は、印刷帳票の作成を説明するのに、少々急ぎすぎました。 今回は、ちょっと立ち止まって、補足しておこうと思います。

【1.「敬称」の項目は必要か?】

一太郎の住所録から移行したため、項目を同じにしました。敬称、敬称1、敬称2、敬称3、敬称4という項目がありますが、この項目があるために、印刷帳票において、「氏名」に計算式を使う必要がありました。

式の内容はこうです。
「[敬称]が空欄なら、[氏名]+"様"を表示する。敬称が空欄でないなら[氏名]+[敬称]を表示する」

もしかしたら、まちがえて敬称を消して空欄になっているかもしれないことを想定しています。[敬称]に対して空値禁止の定義がしてあれば、そんな気遣いは無用ですが。宛名印刷において、万が一呼び捨てのまま印刷され、そのまま送ってしまったら、ちょっと格好悪いですね。データベースでは、「間違いがあるかも知れない」ことを、いつも頭に置いておく必要があります。

[連名]の計算式はさらに複雑です。
「もしも[連名1]が空欄なら、何も表示しない。[連名1]が空欄でないなら、[敬称1]が空欄の時、[連名1]+"様"を、そうでないなら、[連名1]+[敬称1]を表示する」

連名1が空欄の時、敬称1だけが表示されては困りますから。

もしも、敬称を"様"だけで統一するとしたら、どうなるでしょうか?敬称の項目は必要がありません。すべてが同じ値なら、わざわざ情報として保持する必然性がありません。すると、印刷帳票の氏名や連名は、ずいぶん簡単なものになります。データベース枠を作成するとき、「計算枠」ではなく、「項目枠」で[氏名]を指定すればいいのです。そして、右クリックして「枠表示書式」→「文字列」で「[X;1]&"様"」と記せばOKです。すなわち、氏名に一律"様"をつけるという意味です。


参照図
【2.住所の入力】

敬称の説明でおわかりかと思いますが、データベースは、項目の値や形式を統一すればするほど、設計しやすく、思いがけない例外に悩まされることも少なくなり、検索の精度や効率を向上させることができます。

ちょっと気になるのが、住所の入力です。宛名印刷に使うだけなら、どうってことはないのですが、宛名以外にいろいろと活用しようとすれば、入力形式を考えた方がいいと思います。

すなわち、
1.必ず[住所1]の冒頭に都道府県をつける。
2.[住所1]は郵便番号相当分のみとする。
3.[住所1][住所2]内の英数字は半角とする。

ジャストシステムさんは、「あいまい検索」が得意ですから、半角の「A」と全角の「A」を同じ文字と見なす検索が可能です。でも、文字コードからすると、半角と全角はまったく異なる文字です。異なる文字を同じとみなすのは、考えてみれば無理があるわけで、できれば、半角で統一しておくのがいいでしょう。ATOKのプロパティで、「半角全角変換」の設定を、英字・数字を半角にしておけば、自動的に英数字が半角で入力されます。

【3.家族で住所録を共有するには】

家族の1人が、家族全員の住所録を一元管理したいということもあるでしょう。[家族分類]という項目を追加し、定義画面で選択入力の設定をします。家族1人ずつの名前と、"共通"、"親戚"を選択肢にしておけばいいでしょう。


参照図

家族「バカボン」の宛名印刷をするには、「データ」→「絞り込み」→「文字列」で、「検索文字列」を「バカボン」、「検索項目」を「家族分類」にすれば他の家族のデータと区別できます。

【4.住所録、年が明けたら】

年が明けて年賀状が届き始めたら、「年賀2001来た」に届いた日付を数字で入力しましょう。送っていないのに届いた人には、返事を書かなければいけません。送っていないのに正月に来た人は、「年賀2001送った」が空欄で、「年賀2001来た」が「1」になっています。

「データ」→「絞り込み」→「式」で、「式の種別」を「項目値が空である」、「項目名」を「年賀2001送った」にして「挿入」。OKを押せば、「年賀2001送った」が空欄の人を絞り込めます。さらに、「データ」→「絞り込み」→「式」で、「式の種別」を「項目値の範囲を指定」、「1=[年賀2001来た]」にして「挿入」。OKを押せば、送っていないのに1日に来た人を絞り込めます。その中で、返事を出す人に、「年賀2001送った」の項目へ「2」を入力します。

「データ」→「絞り込み」→「すべて解除」で、絞り込みが解除されます。

「データ」→「絞り込み」→「式」で、「式の種別」を「項目値の範囲を指定」、「2=[年賀2001送った]」にして「挿入」。新しく送るべき人を絞り込めるので、宛名印刷をしてください。

      *   *   *

購読してくださっている方の中には、会社で受け取っていらっしゃる方も多いようです。来週と再来週は、お休みさせていただき、1月9日より再開します。それでは、みなさま、良いお年をお迎えください。

次のページ



相楽ねっと    講座もくじ