ビギナーのための「一太郎Office」活用講座
〜 五郎で住所録 その7 〜
No.0024 2001/01/09 週刊 (無料)
◆第7回 データの絞り込み ◆
＋＋＋＋＋＋＋ も く じ ＋＋＋＋＋＋＋＋
1.データベースの使い方のレベル
2.4つの絞り込み方
3.文字列絞り込み
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あけましておめでとうございます。 お正月はいかが過ごされましたでしょうか? 私は、山の上の自宅で、静かに新年を迎えました。 IT革命はどちらへ向かうのでしょうね。 今年もどうぞよろしくお願いします。
それでは、住所録データベースを使って、もう少し五郎の話を進めます。
【1.データベースの使い方のレベル】
五郎は、非常に高機能ですが、すべての機能を使いこなせないとダメだというものでもありません。むしろ、データベースを使い慣れない初心者にもハードルが低くなるよう、いたるところに配慮がなされています。
データベースの使い方のレベルを私なりにまとめてみます。
[1]1つの表だけで完結する使い方
たとえば住所録がそうですね。データベースの使い方としてはじつに単純で、印刷帳票をのぞけば、表計算とあまり変わらない使い方です。
[2]独立した2つ以上の表を演算する使い方
たとえば、2種類の住所録を1つの表にまとめる場合などです。五郎では、併合、集合といったコマンドです。とくに、併合を使いこなせたら、飛躍的にデータベースでできることが広がります。
[3]2つ以上の表でリレーを組んで使う
経理ソフトがいい例ですが、売上台帳と顧客台帳と商品台帳が別の表になっていて、売上台帳には顧客ID、商品IDのみ保持し、顧客情報は顧客台帳に、商品情報は商品台帳に保持します。顧客ID、商品IDで、3つの表が結ばれていて、あたかも1つの表であるかのように扱うことができます。リレーを組むことで、情報の扱いが容易となり、また、それぞれの表をスリムにすることができます。
[4]oracle、SQLなどに接続する
大規模データベースの端末として使うこともできます。
以上のように、大きく、4つの段階があると思いますが、まずは、[1]だけに限ってみたいと思います。[1]だけでも、マスターしたい事柄は、少なくありません。
(1)データの絞り込み
(2)データの並べ替え(ソート)
(3)データの置換
(4)集計
(5)射影・ビュー表
この程度のことが操作できれば、1つの表だけと言っても、かなり高度な処理ができます。なかでも、絞り込みとソートは、どんなデータベースにも基本中の基本ですから、このあたりを中心に話を進めます。
【2.4つの絞り込み方】
絞り込みの機能は、五郎の本領発揮のひとつです。手の込んだ絞り込みが、初心者にもわりと簡単にできてしまいます。
五郎には、4種類の絞り込み方がありますが、それぞれに、とても使いやすく、日常的に役立ちます。
(1)文字列で指定して絞り込む
(2)等しい、大きい、小さい、空欄など、式で指定する
(3)重複する値を絞り込む
(4)ここからここまでと、範囲を指定する
絞り込みを繰り返したときは、前の状態からさらに絞り込まれます。
[例]
「あ」で始まる文字列
↓
「お」で終わる文字列
という絞り込みを実行すると、「あいうえお」はヒットしますが、「あいおうえ」はヒットしません。
1つ前、すなわち「あ」で始まる文字列のみ絞り込んだ状態に戻すには、「データ」→「絞り込み」→「直前解除」を実行します。すると、「あいうえお」も「あいおうえ」もヒットします。
このように、何度か絞り込みを重ねることで、けっこう複雑な条件の絞り込みを実現できます。
絞り込み条件をすべて解除し、なにも絞り込まれていない状態に戻すには、「データ」→「絞り込み」→「すべて解除」を実行します。
【3.文字列絞り込み】
それでは、もっともひんぱんに使うであろう「文字列絞り込み」を説明します。
「住所録データベース」を開き、「住所録台帳」を開いてください。
「関係」が「親類」の人をリストアップしてみましょう。「データ」→「絞り込み」→「文字列」を実行します。
「文字列による絞り込み」というダイアログがでましたね。「検索項目」の欄には、「関係」を選択します。「検索方法」は「標準」を選択、「一致条件」は「全部」を選択、「検索文字列」には「親類」を入力します。OKを押せば、親類の方々だけが、リストアップされます。
これだけです。簡単ですよね。簡単そうに見えるのですが、じつはこのダイアログはとても奥が深いです。
「検索項目」と「検索文字列」はわかると思います。「検索方法」に注目してください。「標準」の他に、「ワイルドカード」「正規表現」「あいまい検索」があります。ワイルドカードや正規表現が使いこなせたら、非常に強力な絞り込みが可能ですが、その前にこのメルマガのタイトルを
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しかし、「標準」での絞り込みをバカにしてはいけません。「一致条件」に注目してください。「全部」の他に、「先頭」「末尾」「部分」があります。わかりやすい名前ですが、じつはこれ、本来はワイルドカードや正規表現で指定するはずのものなのです。
先ほどの例で、「親類」を絞り込みましたが、もしも「親戚」という値があったとすれば、先ほどの設定ではヒットしません。
「一致条件」を「部分」にし、「検索文字列」を「親」にすれば、「親戚」も「親類」もヒットします。ところが、「親の友だち」「親の同僚」までがヒットしてしまいました。
そこで、もういちど絞り込みを実行します。「一致条件」を「部分」にし、「検索文字列」を「親の」にし、「検索文字列に一致しないレコードを表示する」にチェックを入れます。
すると、「親の○○」といった値が取り除かれます。
では、「親類」「親戚」のなかで、「京都府」に住んでいる人をリストアップしてみましょう。そのためには、「住所1」の先頭が都道府県から始まっていなければいけません。郵便番号の範囲を指定するという方法もありますが、文字列絞り込みではできません。以前、書いたように、データベースは同じ形式で入力していくことが重要です。同じ形式でデータが作られていれば、データの活用にぐっと幅が出てきます。
「親類」「親戚」が絞り込まれている状態で、もう一度文字列絞り込みを実行します。「検索項目」の欄には、「住所1」を選択、「検索方法」は「標準」を選択、「一致条件」は「先頭」を選択、「検索文字列」には「京都府」を入力して、OK。
いかがでしたか?「標準」方法だけでも、ずいぶんいろいろな絞り込みができますよ。
＊ ＊ ＊
次回は、文字列以外の絞り込みを説明します。