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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その8 〜

No.0025  2001/01/16 週刊 (無料)

◆第8回 データの絞り込み 2 ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.式による絞り込み
     2.1月1-3日に年賀状を受け取った人を絞り込む
     3.1月4日に年賀状を受け取った人を絞り込む
     4.フリガナがカ行とサ行の人を絞り込む
     5.生年月日が1990年1月1日以降の人を絞り込む

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五郎で、データの絞り込み方を続けます。 「住所録データベース」を開き、「住所録台帳」を開いてください。

【1.式による絞り込み】

「データ」→「絞り込み」→「式」を実行します。「式による絞り込み」とうダイアログが開きましたね。

絞り込み条件を式で書くというのは、本来ならけっこう難しいことなのですが、五郎では、初心者でも簡単に、条件式を作れます。初めて五郎をさわったとき、これにはびっくりしました。

まず、「式の種別」を見てみましょう。
(1)項目値の範囲を指定
(2)項目値が空である
(3)項目値と項目値を比較
(4)項目値とワイルドカード文字列との比較
(5)項目値と正規表現との比較
(6)項目値が値リストの中に含まれる

とくに、(1)と(2)に注目してみます。条件式を使うとき、この2つのパターンでかなりのものがカバーできるはずです。

【2.1月1-3日に年賀状を受け取った人を絞り込む】

「式の種別」で「項目値の範囲を指定」を選んでください。等号や不等号が現れましたね。数学の等式・不等式そのものです。

まず、真ん中の選択メニューで、項目値を選択します。例えば、住所録台帳で、年賀状を送った日、年賀状を受け取った日の情報において、作業してみます。

1-3日に年賀状を受け取った人を絞り込むには、項目値に「年賀2001来た」を選択し、左の「値」のボックスに「1」を入力し、イコールのついた不等号にチェックを入れ、右の「値」ボックスに「3」を入力し、イコールのついた不等号にチェックを入れます。そして、「挿入」ボタンを押すと、「[年賀2001来た] >= 1 and [年賀2001来た] <= 3」という式が自動的に作成されました。


参照図

多くのデータベースでは、この式を自分で書かないといけないのがふつうだと思いますが、自分で書くとなると、けっこう邪魔くさそうです。

さて、OKを押すと、1-3日に年賀状が届いた人が絞り込まれるわけです。

「1-3日に受け取った人」は「3日までに受け取った人」と同じではないのか?そうですね。では、条件を、「3日までに受け取った人」に変えて試してみましょう。いったん、「データ」→「絞り込み」→「すべて解除」を実行します。

再度、式絞り込みを実行し、項目値は先ほどと同じ、左の値は何も入力せず、右の値のみ「3」と入れ、イコールつき不等号をチェックして、「挿入」。「[年賀2001来た] <= 3」という式ができました。OKを押すと、結果がちょっと違います。[年賀2001来た]が空値の人、つまり、まだ年賀状を受け取っていない人まで絞り込まれてしまいました。

[年賀2001来た]は数値型の項目ですが、空値は数学的には0(ゼロ)とみなされてしまいます。

【3.1月4日に年賀状を受け取った人を絞り込む】

では、つぎに、「4日に受け取った人」を絞り込んでみます。いったん絞り込みを解除し、再度、式絞り込みを実行してください。項目値は先ほどと同じ、右の値は何も入力せず、左の値のみ「4」と入れ、イコールをチェックして、「挿入」。「[年賀2001来た] = 4」という式ができました。

ちょっと考えてみましょう。前回、文字列絞り込みで、一致条件を様々に変えて試してみましたが、「4」という値で文字列絞り込みはできないでしょうか?答えは、不可能です。なぜなら、[年賀2001来た]の項目が、数値型だからです。最初のうちはとまどうかも知れませんが、「4」という値を絞り込むのに、文字列型の項目なら文字列絞り込み、数値型の項目なら、式絞り込みと、使い分けが必要です。

【4.フリガナがカ行とサ行の人を絞り込む】

では、式絞り込みは、数値型の項目しか扱えないのでしょうか?いえいえ、文字列型も扱えます。

例えば、[フリガナ]がカ行とサ行の人を絞り込んでみましょう。いったん絞り込みを解除し、再度、式絞り込みを実行してください。項目値は[フリがナ]を選択、左の値に「カ」を入力し、イコール付きの不等号をチェック、右の値に「タ」を入力し、イコールなしの不等号をチェック。「挿入」を押すと、「[フリガナ] >= "カ" and [フリガナ] < "タ"」という式が作成されました。


参照図

この式の意味を考えてみます。カ行の一番はじめの文字列は、何でしょうか?「カ」ですね。「カア」や「カカ」「カー」などより、「カ」の方が先です。「カ」より前には、カ行の文字列は、ありえないですね。では、サ行の最後は何でしょうか?「サン」より「サンン」が後です。「サンンン」はもっと後です。「サンンンンンンンンンンンンンンンン」は?困りました。「サ行」の最後は定められないですね。では、サ行の最後の次の文字列は、何でしょうか?これは簡単、「タ」です。式の、イコールの有無がおわかり頂けましたでしょうか?

【5.生年月日が1990年1月1日以降の人を絞り込む】

式絞り込みは、数値型、文字列型の項目の他に、日付型でもできます。

例えば、生年月日が1990年1月1日以降の人を絞り込むなら、項目値が「生年月日」、左の値が「1990/01/01」、不等号付きイコールをチェックし、右の値は入力せず、「挿入」。「[生年月日] >= "1990/01/01"」という式ができました。


参照図

      *   *   *

範囲の絞り込みは、あまり難しいものではないと思いますが、とても応用範囲の広いものです。いろんな絞り込み方をマスターしたいものです。次回も、絞り込みを続けます。

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