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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その9 〜

No.0026  2001/01/23 週刊 (無料)

◆第9回 データの絞り込み 3 ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.「項目値が空」という絞り込み
     2.重複しているデータの絞り込み
     3.重複絞り込みの3パターン
     4.重複の注意事項
     5.範囲を指定して絞り込み

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先週の寒波は強烈でしたね。 大雪の被害はありませんでしたか? 今回も、五郎で、データの絞り込み方を続けます。 「住所録データベース」を開き、「住所録台帳」を開いてください。

【1.「項目値が空」という絞り込み】

前回、範囲を指定して式による絞り込みをいくつか試みました。「項目値が空」というのも、よく使います。

「年賀状を受け取ったのに、まだ自分からは送っていない人」を絞り込んでみましょう。その中の何人かには、返事を書かないといけませんから。

まず、「データ」→「絞り込み」→「式」を実行します。「式による絞り込み」というダイアログが出ました。「式の種別」を「項目値が空である」に変えます。そして、「項目名」で「年賀2001来た」を選択し、「空でない場合に一致」にチェックを入れて、「挿入」。「not IsBlank([年賀2001来た].Value)」という式が作られましたね。OKを押せば、年賀状をくれた人を、絞り込めます。


参照図

続いて、「データ」→「絞り込み」→「式」を実行します。「式の種別」を「項目値が空である」に変え、「項目名」で「年賀2001送った」を選択し、「空でない場合に一致」にチェックを入れずに、「挿入」。「IsBlank([年賀2001送った].Value)」という式が作られました。OKを押せば、年賀状をくれたけど送っていない人を、絞り込めます。

「項目値が空」のデータの絞り込みは、こんなにも簡単です。「項目値が空でない」は、チェックをひとつ入れるだけです。

【2.重複しているデータの絞り込み】

もしかしたら、同じ人をダブって入力しているかもしれません。チェックしてみましょう。

「データ」→「絞り込み」→「すべて解除」で絞り込みを解除しておいて、「データ」→「絞り込み」→「重複」を実行します。「絞り込み重複」というダイアログが出ましたね。

「絞り込み方法」は「重複レコードをすべて表示」「重複チェック項目」に「氏名」を選択し、OK。

もし、同じ氏名がダブって登録されていれば、重複分がすべて絞り込まれます。


参照図
【3.重複絞り込みの応用】

重複絞り込みは、あっけなくも簡単なのですが、かなり応用範囲が広いもので、奥の深いものです。

「絞り込み方法」に3つのパターンがあります。これらと、「上記条件に一致しないレコードを表示」というチェック項目をうまく利用すると、驚くほど多様な重複処理が可能です。

氏名が重複していて、それが同姓同名でないとあきらかなら、重複しているデータを取り除く必要があります。

「絞り込み方法」は「単一化して表示」、「重複チェック項目」に「氏名」を選択し、OK。すると、重複データは1つにまとめられ、重複していないデータはそのままで絞り込まれます。その結果は、重複がまったくない、きれいなものとなります。

上記の絞り込みにおいて、「上記条件に一致しないレコードを表示」にチェックを入れてからOKを押すと、上記の結果の反転、すなわち、重複しているデータの、1つを除いた残り部分だけが絞り込まれます。そして、「編集」→「全レコード削除」を実行すると、絞り込まれたレコードだけがすべて削除されます。重複のないきれいなデータになりました。

【4.重複の注意事項】

長い項目値の場合、重複はどうなるのでしょう?「住所1」のような項目でも、重複絞り込みは可能です。「京都府相楽郡南山城村山の上1丁目」と「京都府相楽郡南山城村山の上1丁目」は、重複していません。なぜなら、1が半角と全角の違いがあるからです。もし、1が両方とも半角または全角なら、重複として処理されます。

もっと長い文字列なら、どうでしょうか?五郎のマニュアルやヘルプに見あたらないようですが、私がいろいろ試したところ、固定長なら、256バイト以内、どんな文字数でも正確に重複処理されるものの、可変長なら、先頭の80バイト程度で重複処理されるようです。

つまり、150バイト程度の文字列からなる項目があったとき、それが固定長であれば、正確に重複がチェックできるけど、可変長なら、同じでない項目値でも重複として処理されてしまう可能性があります。重複を調べたい項目は、固定長にしておくのがいいでしょう。

【5.範囲を指定して絞り込み】

レコード(行)の左端に、グレーの部分があります。ここをクリックすると、レコード単位で選択ができます。左クリックしたまま、下に引っ張ると、連続する複数のレコードが選択できます。Ctrlキーを押しながら選択を繰り返すと、飛び飛びのレコードを複数選択できます。

選択が終わったら、「データ」→「絞り込み」→「範囲」を実行します。すると、選択したレコードだけが絞り込まれます。


参照図

      *   *   *

3回にわたって絞り込みの説明をしてきました。絞り込みが思うようにできないと、せっかくのデータベースも宝のもちぐされです。いろんな絞り込みを試してみてください。次回は、並べ替え(ソート)をお話しします。

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