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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その10 〜

No.0027  2001/01/30 週刊 (無料)

◆第10回 データの並べ替え ◆

+++++++  も く じ  ++++++++

     1.フリガナ順に並べ替え
     2.ボタン1つで並べ替え
     3.2つの項目で並べ替え
     4.並べ替えで注意すること

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今回は、五郎で、データの並べ替えの方法です。 並べ替えは、三四郎とも共通する部分が大きいです。 「住所録データベース」を開き、「住所録台帳」を開いてください。

【1.フリガナ順に並べ替え】

住所録の入力は、たいがいランダムに行われます。しかし、住所録を使うときには、フリガナの順か、郵便番号順か、生年月日順か、なんらかの順番に並べないと使いにくいですね。

では、住所録をフリガナの順に並べ替えてみましょう。並べ替えのことを、一般にソートするともいいます。

「データ」→「ソート」→「設定」を実行します。「ソート」というダイアログが出ました。「項目」に「フリガナ」を選択すると、「方法」に「コード順」、「方向」に「昇順」が自動的にセットされました。「方向」に注目してみましょう。昇順とは、小さいものから大きいものへ、降順は、大きいものから小さいものへという意味です。

ですから、フリガナを昇順にソートするということは、50音順に並べるという意味なのです。

OKを押すと、ソートが完了します。


参照図
【2.ボタン1つで並べ替え】

では、ソートを、元に戻してみましょう。「データ」→「ソート」→「解除」で、ソートされていない状態へもどります。

先ほどの並べ替えは、じつはもっと簡単にできるのです。どのレコードでもいいから、フリガナの項目にカーソルをおいて、「昇順ソート」ボタンを押すだけです。

ツールボタンの、AからZへという形のボタンです。フリガナの項目にカーソルがあるということは、フリガナという項目がカレント(作業中)になっています。カレントの項目を小さい順に並べるという、シンプルな操作です。

大きい順に並べたいなら、降順ソートボタンを押せばいいです。

フリガナで昇順にソートしてから、郵便番号で昇順にソートすれば、フリガナ順のソートは自動的に解除されます。


参照図
【3.2つの項目で並べ替え】

フリガナで昇順にソートしてから、郵便番号で昇順にソートすれば、フリガナ順のソートは自動的に解除されます。郵便番号順に並べ替え、同じ郵便番号のデータは同じ郵便番号内でフリガナ順に並び替えるには、どうすればいいでしょうか。

2つ以上の項目で同時に並べ替えをするには、ツールボタンではダメで、「データ」→「ソート」→「設定」を実行し、「ソート」ダイアログで設定します。

「項目」に「〒」を選択すると、「方法」に「コード順」、「方向」に「昇順」が自動的にセットされます。2行目の「項目」に「フリガナ」を選択します。

OKを押すと、2つの条件に基づいて並べ替えられます。


参照図

例えば、こんな結果になります。

 〒    フリガナ
101-1111 トクガワイエヤス
101-1111 ミナモトノヨリトモ
121-2121 アケチミツヒデ
363-4567 トヨトミヒデヨシ
363-4567 ホウジョウトキムネ
363-4567 ヨシダケンコウ

ソートダイアログの1行目に設定された「〒」が優先され、2行目に設定された「フリガナ」は、同じ郵便番号内での並べ替えとなります。

3つ以上の条件を設定しての並べ替えも、同じ要領です。

【4.並べ替えで注意すること】

並べ替えは、文字列型の項目でも、数値型でも、日付型でも、実行できます。

たとえば、フリガナ順で並べ替えたとき、フリガナが空欄のデータがあったとしたら、どうなるでしょう?空値は、最も小さいものとして扱われます。昇順に並べ替えたとき、空値は最も上に来ます。

数字型の項目を並べ替えると、当然、数字の順に並ぶのですが、数字型の項目に空値があると、0(ゼロ)の扱いではなく、すべての数字の中で最も小さなものとして扱われます。すなわち、マイナスの値よりも、空値の方が小さいのです。

以前にも書きましたが、数字ばかりで成り立っている項目は、数字型にも文字列型にもできますが、並べ替えの時、結果に違いがでます。

たとえば、数字型の項目を並べ替えると1,2,5,11,36,111となるのに、文字列型なら1,11,111,2,36,5となってしまいます。辞書に並んでいる順を考えると理解できると思います。

同じ数字に見えても、それが数字なのか、文字なのか、意味は大きく異なります。

また、文字列型の項目を並べ替えるとき、固定長なら正確に並べ替えるられますが、可変長なら、最初の80バイト程度で並べ替えられるため、結果の異なる場合がでてきます。この話は、前回もしましたね。並べ替える必要のある項目は、固定長にしておきましょう。

      *   *   *

だいたい、絞り込みとソートで、なんとかデータベースを扱っているような気になれると思います。絞り込み・ソートを前提に、次回は一覧印刷を説明します。

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