ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

～　五郎で住所録　その11　～

No.0028　　2001/02/06　週刊　(無料)

◆第11回　一覧印刷　◆

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　　　　　1.一覧表を印刷する方法
　　　　　2.表示する項目
　　　　　3.一太郎のようにスタイル設定
　　　　　4.プレビューで確認

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もうすぐ一太郎と花子の新バージョンが発売されますね。私はJustSystemさんとは無関係ですから、(^_^;) ヨイショする必要はないのですが、個人的に楽しみにしています。

今回は、五郎で印刷してみます。「住所録データベース」を開き、「住所録台帳」を開いてください。

【1.一覧表を印刷する方法】

住所録を宛名印刷する方法は、昨年暮れに大急ぎで説明しました。住所録をハガキの宛名だけに使うのは、もったいない話です。例えば、名簿のように、一覧印刷できれば、使い道が広がります。

一太郎の、住所録でなく、一太郎の通常文書として、ワープロ的に罫線をひいて名簿を作っている人は、あんがい多いようです。しかし、削除して行を詰めたり、並び方を変えたりというかなり労力のいるものとなってしまいますね。

これを、データベースから名簿のように印刷できたら、非常に楽です。これまで見てきたように、条件による絞り込み、並び替えが、データベースの持ち味ですから。例えば、郵便番号で並べれば、住所順に並んだ名簿ができます。京都府の人だけ絞り込んで、フリガナで並べれば、京都府だけの名簿ができます。たくさんある項目のうち、必要なものだけ、例えば、名前と郵便番号と住所と電話番号だけといった印刷も可能です。

絞り込みや並べ替えを実行した状態で一覧印刷すれば、その状態のものが印刷されます。

一覧印刷の実行は、メニューから「表」→「一覧印刷」です。ふつうに、印刷のダイアログが出るので、一太郎などと同じように印刷してください。

でも、その前に、いろいろと形を整えておきましょう。

【2.表示する項目】

すべての項目を印刷する必要はあまりないでしょう。いま使っている住所録台帳でも、40余りの項目があります。これらすべてを印刷しようとしたら、いったいどれほど横幅の広い用紙がいることでしょう！！

必要な項目だけを、見やすい形で印刷しましょう。それは、書式で設定します。カレント(画面に表示されている)書式が、そのまま印刷されます。

では、印刷用の書式を作ってみます。じつは、書式の設定は、2000年12月5日発行のNo.21に書きましたが、覚えていらっしゃいますでしょうか?

かんたんに、復習します。画面左下の書式タブの上で右クリックし、「書式の追加」を実行。名前を「名簿印刷」とでもしましょう。項目ラベルの上で右クリックし、「項目非表示」を選択すると、その項目が消えます。消去したのではありません。その書式では見えないようにしただけです。同じく「項目非表示解除」を実行することで、非表示にした項目を再度表示させることができます。

項目ラベルの境界をつまんで動かせば、項目の幅を変更できます。項目ラベルを選択し、ドラッグすれば、項目を移動できます。これらの操作により、必要な項目だけを、必要な順序に並べて表示させることができます。

【3.一太郎のようにスタイル設定】

次に、フォントを変えてみましょう。「スタイル」→「項目書式」を実行します。フォントを変更したい項目を選んで、「文字属性(データ)」タブをクリックします。ここで現れるダイアログによって、項目ごとにフォントを設定できます。全部の項目に同じ設定を適用したいなら、「共通設定」ボタンを押します。「文字属性共通設定-データ」というダイアログが出ます。ここで設定した内容は、その書式のすべての項目に適用されます。

文字属性の設定を終了し、ダイアログを閉じたら、次に、「スタイル」→「印刷書式」を実行します。この設定内容は、一太郎の「文書スタイル」と似ています。用紙の大きさ、縦横、マージン、ヘッダ・フッタ、ページ番号・・・一太郎を使っている人なら、説明の必要もないと思いますが、もしわからないところがあれば、ダイアログ内のヘルプボタンを押してみてください。

「線種」タブは一太郎にはないものですね。表の罫線をどのように印刷するかです。縦線をなしにして、横線だけを印刷することも可能です。

「印字設定」タブも、一太郎にはありません。この設定は、けっこう大切なものです。「レコード追い出し」「折り返し印字」「項目名折り返し」はチェックを入れておいた方がいいでしょう。ある項目に、長い字数のデータがあるとき、印刷が切れてしまいます。これを、自動的に枠を広げて収めてくれる機能です。

これで、一覧印刷に関する設定は終わりです。ただし、上記の設定はすべて、カレント書式にのみ適用されるものであることに、気をつけてください。

【4.プレビューで確認】

実際に印刷する前に、プレビューで確認してみましょう。「表」→「印刷プレビュー」を実行するか、ツールボタンの「印刷プレビュー」ボタンをクリックします。

具合が悪いところがあれば、「コマンド」→「印刷プレビューを閉じる」で元に戻って、設定をやり直しましょう。

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次回は、五郎の置換を説明します。五郎の次は三四郎へ移りたいのですが、五郎と三四郎は共通する部分も多く、また、五郎と三四郎を行き来できれば非常に効率的なので、もう少し、五郎におつきあいください。