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ビギナーのための「一太郎Office」活用講座

〜 五郎で住所録 その14 〜

No.0031  2001/02/27 週刊 (無料)

◆第14回 テンプレートを使う ◆

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     1.帳票テンプレートで表を作成
     2.画面帳票って何?
     3.入力
     4.帳票画面の操作

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今まで、住所録を題材に説明してきましたが、 データベースって住所録しかないのか?という声が聞こえてきそうです。 五郎には、すぐに使えるテンプレートが豊富に用意されています。 今回は、住所録から離れて、テンプレートを扱います。

ダイエット管理の表を作ってみようと思いますが、これを説明の 題材に選んだことに深い意味はありません。 たまたま、隣にいた女性に「どれを使ってみたい?」と聞いた答えが これだったのです。(^_^;) でも、この表は、ダイエットに限らず、一般に健康管理として 使えると思います。

【1.帳票テンプレートで表を作成】

テンプレートを使うということは、新しい表を作るということです。表を作るには、表を置くべきデータベースが存在しなければいけません。昨年11月21日配信のNo.19で、データベースの作成方法を書きました。そうやってデータベースを新規作成してもいいのですが、既存の「住所録データベース」に住所録とは別の表を置くこともできます。

とりあえず、既存の「住所録データベース」内に表を作ることにします。

では、「住所録データベース」を開いてください。右側の「新規作成」ボタンを押してください。「表新規作成」ダイアログが出ましたね。これからつくる表に名前を付けます。「ダイエット管理」としておいてください。「見出し」は空欄でもいいです。「作成方法」で「帳票テンプレート」を選び、OK。


参照図

すると、「テンプレート選択」ダイアログが出ます。「パーソナル」タブには、主に個人用途のものが、「ビジネス」タブには、主に学校や会社で使うものがあります。「一覧」でどれか選んでみると、「プレビュー」に表示されます。ダイアログ下方の「内容」と「説明」もご覧下さい。それでは、「パーソナル」タブで、「ダイエット管理」を選んでOKを。


参照図

すると、「表定義」という画面が開きます。ここで、画面の配置や項目を自由に変えられるのですが、いまはその話をとばして、「ファイル」→「表定義の終了」。


参照図

これで、表が完成です。ずいぶん簡単でしょう?

【2.画面帳票って何?】

いままで、住所録を表の形で扱ってきました。データベースのデータの表現の仕方として、もうひとつ、カード形式があります。表の1行分を、1枚のカードのように表現するのです。住所録で言えば、1人分ずつを1枚ずつのカードに記入したようなイメージです。表なら、スクロールすることで全体を見渡せますが、項目数が多いとき、1行を全部見るには横にスクロールしなければいけません。カードなら、1行分の情報が、ほぼ1画面に収まっています。そして、次の行の情報を見ようと思えば、「カードをめくる」作業が必要です。表とカード、どちらが便利かは、使う目的によりけりです。主に、1件ずつデータを入力するときはカード形式、入力後に絞り込みや集計などの作業をするときは表形式が便利ではないかと思います。

五郎では、カード形式を「画面帳票」と言います。元はたった1枚の表ですが、それを表形式やカード形式で表現できます。表形式でも、項目の順序やフォントなどを変えて様々に表現できます。五郎では、「表の書式」を複数作ることで、同じ表を様々に表現できます。まず、表があって、つぎに画面帳票を作成していくのですが、画面帳票はうまくレイアウトしないとかえって使い勝手が悪いです。

しかし、画面帳票を使いこなすと、なかなか便利なもので、マクロを記述すると、あたかも独立したアプリケーションであるかのようなものも作れます。ここまで説明しようとすると、先へ進めなくなってしまうので、五郎ではこんなこともできるのだという程度にとどめておきます。

さて、「ダイエット管理」の画面帳票はいとも簡単に作成できました。画面帳票テンプレートを使うと、ほんらい難しいはずの画面帳票設計が誰にでもできます。そして、テンプレートから画面帳票を作ったときには、同時にその元になる表も作られているのです。

【3.入力】

では、画面帳票に入力してみましょう。その前に、いったん、画面帳票を終了し、五郎を終了してください。では、五郎を起動し、「住所録データベース」を開いてください。「表」タブに「住所録台帳」とならんで「ダイエット管理」が見えます。この「ダイエット管理」を開いてみてください。さきほど作った画面帳票が、表の形になっていますね。確認したら、表を閉じてください。

「帳票」タブに切り替えると、「ダイエット管理の帳票」があります。これを開いてください。先ほど作った画面帳票が出てきました。

では、順に入力してみましょう。新しいカードが表示された時、自動的に「入力日」にカーソルがセットされているはずです。画面下の方に「西暦YYYYMMDDで入力してください」と表示されています。「20010227」などと入力してみましょう。Enterキー、またはTABキーを押すと、次の項目「朝食」に移動します。「パン、コーヒー、ハムエッグ」などと入力してみましょう。続いて、昼食、夕食、間食、運動を入力します。最後に「現在の体重」は「少数以下1桁で入力して下さい。」とありますが、たぶんこれは「小数点以下1桁で入力してください。」の間違いでしょう。「60.3」などと入力してください。

これで、1枚のカードに入力が完了しました。

ところで、住所録に新しい人の住所を入力するとき、「追加領域」に入力し「反映」ボタンを押したのを覚えているでしょうか?画面帳票でも同じです。画面下の方を見てください。「反映」ボタンがありますね。「反映」ボタンの右の方を見てください。「追加領域」と表示されています。つまり、今、追加領域で作業しているのです。入力が終わったら、「反映」ボタンを押してみましょう。これで入力が完了なのです。


参照図
【4.帳票画面の操作】

カード形式は、表形式とちがって、全体を見渡せないので、いま、どのカードを表示しているか、どうやってカードをめくるか、という操作が必要です。画面の左下でそれらの操作ができます。

「反映」ボタンのとなりに
[1]左向きの三角2つと、
[2]「6/9」などといった分数の形と、
[3]右向きの三角2つがあります。
そのとなりに「追加領域」または「編集領域」のボタンがあります。まず、いま、追加領域にいるのか、編集領域にいるのか、そのボタンで確認します。「編集領域」ボタンが表示されていれば、編集領域にいます。

[2]の分数表示は、「編集領域に全部で9件のデータがあって、今表示しているのは6番目のデータである」という意味です。この分数をクリックすると、どのカードへでも移動できます。[1]の三角は、「壁にぶつかった形の三角」が「先頭のカードへ移動」、ふつうの三角が「1つ前のカードへ移動」です。[3]も同様、「1つ後ろのカードへ移動」「最後のカードへ移動」です。


参照図

画面左下に「表示切替」という文字が見えます。ここをクリックすると、「画面帳票」→「上が表、下が画面帳票」→「表」→「画面帳票」と切替ができます。表と画面帳票の混合形式がやりやすいことも多いです。


参照図

      *   *   *

画面帳票は簡単に作れましたが、記録として入力するだけではもったいないです。次回、五郎の最終回として、入力したデータを集計してみましょう。

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